La lettera di referenza è un documento diventato sempre più popolare, per effetto della velocità con cui si cambia impiego. Infatti, sono sempre più frequenti i rapporti di lavoro a tempo determinato e, purtroppo, le riduzioni della forza lavoro per motivi che nulla hanno a che fare con la qualità e le competenze dei lavoratori.

Quindi, la lettera di referenza è sempre più richiesta come documento da presentare, unitamente al curriculum vitae, al nuovo datore di lavoro.

Cosa è e a cosa serve la lettera di referenza

Iniziamo col specificare che la lettera di referenza non è scritta dal lavoratore, ma dall’ex datore di lavoro. La funzione è quella di rendere merito al lavoratore, che è impegnato nella ricerca di un nuovo lavoro e che, quindi, ha necessità di una certificazione delle sue precedenti esperienze lavorative.

La lettera, che deve agevolare la ricerca di un nuovo lavoro, non contiene una semplice elencazione delle funzioni già svolte dal lavoratore, ma deve delineare le qualità e i pregi dell’averlo come dipendente. È un modo molto diffuso di compensare il lavoratore per un rapporto di lavoro terminato o non rinnovato per motivi esclusivamente aziendali, e non perché il lavoratore non fosse adeguato alla funzione assegnatagli.

Tuttavia, risulta utilizzata anche in caso di dimissioni volontarie e, solitamente, viene richiesta dal lavoratore stesso al datore con cui si è mantenuto un’amichevole rapporto. Più spesso è richiesta direttamente dal responsabile delle risorse umane che sta valutando il CV di un candidato, per comprendere meglio i motivi che hanno condotto al termine del rapporto lavorativo e per avere una dimostrazione tangibile del valore del suo CV.

Le caratteristiche di una lettera di referenze efficace

Una lettera di referenze ha un’importanza assai maggiore di una lettera di presentazione, per il principale motivo che non è scritta dal candidato ma da chi ha avuto a che fare con lui.

Oltre ad essere scritta su carta intestata dell’azienda e riportare la firma dell’ex datore di lavoro, non è racchiusa in un modello rigido ma risulta comunque strutturata in alcune sezioni principali.

Nella parte introduttiva vengono riportate tutte le informazioni riguardanti il candidato, quindi: dati anagrafici, dati del rapporto di lavoro e le informazioni sul ruolo che il dipendente occupava al suo interno. Questi dati possono essere esposti in modo efficace attraverso un elenco puntato oppure una tabella, ma anche in una parte discorsiva.

La sezione specifica sul candidato è il nucleo centrale della lettera. In questa parte sarà fondamentale un approfondimento sulle mansioni svolte dal lavoratore in azienda, sulle sue qualità principali e sulle competenze più importanti.

Nella parte conclusiva della lettera si deve necessariamente fare riferimento ai motivi che hanno giustificato l’interruzione del rapporto lavorativo. È in questa sezione che l’ex datore di lavoro dovrà specificare la motivazione che lo ha indotto a interrompere il rapporto di lavoro con quella persona.

La lettera di referenza svolge la sua funzione se in questa parte l’ex datore di lavoro scriverà che l’interruzione della collaborazione non è derivata da una colpa o da qualche mancanza dell’ex dipendente. Motivazioni non imputabili al lavoratore sono, ad esempio, il ridimensionamento dell’azienda, la razionalizzazione del personale in esubero, lo scenario economico sfavorevole oppure la mancanza di fondi.

La sezione conclusiva è, certamente, quella che interessa di più al selezionatore e che leggerà con maggiore attenzione.

La lettera di referenze nel mondo accademico

In ambito accademico la lettera di referenze è diffusissima.

Viene chiesta dallo studente o dal neolaureato al professore, al fine di partecipare con maggiori chance ad un bando pubblico per l’assegnazione di master o dottorati, specialmente all’estero.

La richiesta deve partire dallo studente che deve individuare il professore, destinatario della richiesta. Può essere il relatore della tesi, oppure un docente con cui si ha un rapporto confidenziale oppure quello il cui esame è andato molto bene. Si può anche provare a richiedere la lettera ad un docente molto in vista, per notorietà guadagnata nel campo di studi e ricerche attinenti alla materia di interesse.

Non bisogna nutrire timore, perché richieste di questo tipo sono comuni in ambito accademico e i docenti scrivono ogni giorno molte lettere.

Tra un docente famoso e riconosciuto dal settore d’appartenenza e uno meno famoso ma con cui abbiate avuto molto a che fare, la scelta è ardua. La scelta migliore dipenderà dall’utilizzo che dovete farne della lettera. Non si può non considerare, però, che la lettera scritta da un docente famoso che non vi conosce o vi conosce poco, può rischiare di essere troppo generica e banale. Invece, la lettera scritta da chi vi ha potuto valutare bene, sarà ricca di dettagli e avrà un peso specifico del tutto diverso e migliore.

Una volta individuato il docente e fatta la vostra richiesta, dovrete spiegare bene la motivazione e l’utilità che la lettera dovrebbe generare.

La lettera di referenza avrà un’introduzione che parlerà di voi, tracciando le date e i risultati salienti della vostra carriera universitaria.

Poi seguirà un giudizio su di voi, del tipo che avete concluso brillantemente il percorso di studi, enunciando le doti che avete mostrato di possedere.

La conclusione deve essere chiara, senza lasciare spazio a dubbi, ribadendo che la sua esperienza con voi è stata molto positiva e che vi ritiene adatti per occupare la posizione per cui vi state candidando.

Inoltre, risulta opportuno che il docente, oltre a firmarsi per esteso e su carta intestata dell’Università, metta a disposizione i suoi recapiti e la sua disponibilità ad essere eventualmente contattato per fornire eventuali ulteriori informazioni su di voi. Questo piccolo dettaglio è un indice molto importante che misura l’autenticità e l’attendibilità della vostra lettera di referenza.

In conclusione, riuscire ad ottenere una lettera di referenza, per il lavoro o per la vostra carriera universitaria vi porrà sotto una luce migliore dinnanzi ai selezionatori, rispetto agli altri candidati sprovvisti del documento.

E tra una lettera di presentazione e una di referenze, quest’ultima è assolutamente più importante. Quindi, lasciate che a parlare bene di voi siano gli altri.